Nuevas obligaciones al contratar en 2026: qué debes informar por escrito
Si vas a incorporar a una persona a tu negocio, conviene revisar la documentación que le entregas antes de empezar. Desde el 5 de octubre de 2026, el Real Decreto 723/2026 amplía y concreta la información que las empresas deben facilitar por escrito sobre las condiciones de trabajo.
El cambio afecta a cuestiones tan habituales como el salario, los complementos variables, la jornada, el periodo de prueba o el convenio colectivo. También exige prestar atención a cómo se entrega esa información y conservar prueba de su transmisión o recepción.
Respuesta rápida: en las nuevas relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas, la información exigida debe facilitarse por escrito antes del inicio de la relación laboral. Si el contrato ya contiene todos los datos, no necesitas duplicarlos; si está incompleto, debes añadir la información restante. Para las relaciones que ya estaban vigentes el 5 de octubre existe un régimen específico, sin obligación de rehacer automáticamente todos los contratos.
1. ¿Qué ha cambiado y a qué negocios afecta?
La obligación de informar a los trabajadores sobre sus condiciones laborales ya existía. La novedad está en la actualización de su contenido, los plazos y las garantías de entrega.
El Real Decreto 723/2026, publicado en el BOE el 15 de septiembre, sustituye al reglamento anterior y entró en vigor el 5 de octubre de 2026.
No es una obligación reservada a grandes compañías. También afecta a pequeñas empresas y a autónomos que contraten personal.
Eso sí, hay un matiz importante: el capítulo que regula esta información general se aplica a relaciones laborales cuya duración sea superior a cuatro semanas. Los contratos de menor duración siguen sujetos a las demás obligaciones laborales que les correspondan.
La norma contiene, además, reglas específicas para el trabajo en la pesca, la gente de mar y determinados ámbitos especiales.
Si tienes una pequeña o mediana empresa, el tamaño del negocio no te exime por sí mismo de revisar esta documentación.
2. ¿Qué información debes facilitar al trabajador?
La revisión no debería limitarse a comprobar el nombre, la fecha de inicio y el salario total.
El artículo 3 del real decreto desarrolla los elementos sobre los que debe informarse. Estos son algunos de los bloques que conviene comprobar:
| Bloque | Qué debes revisar |
|---|---|
| Identificación y lugar de trabajo | Identidad de las partes, domicilio de la empresa y centro o centros de prestación de servicios. |
| Puesto y funciones | Contenido del trabajo, categoría o grupo profesional y una descripción suficientemente precisa. |
| Duración | Fecha de inicio y, si el contrato es temporal, finalización o duración previsible y justificación concreta de la temporalidad. |
| Salario | Salario base y complementos por separado, periodicidad y método de pago. En conceptos variables, cálculo y criterios para percibirlos. |
| Jornada | Duración y distribución diaria, semanal y anual; turnos, trabajo nocturno y reglas aplicables a sus cambios. |
| Vacaciones y horas extraordinarias | Duración de las vacaciones, procedimiento para fijarlas y acuerdos sobre horas extraordinarias y su retribución. |
| Periodo de prueba | Duración y condiciones cuando se haya pactado. |
| Convenio colectivo | Identificación precisa, código, publicación, vigencia y, en su caso, situación de ultraactividad. |
| Finalización y cambios | Procedimientos, requisitos y preavisos aplicables a la extinción y a determinadas modificaciones de condiciones. |
La información no termina ahí.
También hay que revisar, según corresponda, la formación, la cobertura de Seguridad Social, los planes y protocolos aplicables y la existencia de sistemas automatizados que intervengan en decisiones laborales.
Por ejemplo, si se utiliza un sistema algorítmico para decidir turnos, tareas o determinados componentes salariales, la norma contempla información sobre sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento.
No todo programa informático de la empresa implica esa obligación específica. Hay que analizar si interviene realmente en las decisiones laborales previstas en la norma.
3. ¿Basta con escribir «según convenio»?
No como solución para todos los apartados.
El real decreto permite remitir determinados extremos a una ley, un reglamento o un convenio colectivo. Pero exige que la referencia sea precisa y permita identificar claramente la regulación aplicable.
Por eso, conviene revisar expresiones como:
- «Salario según convenio».
- «Horario según necesidades de la empresa».
- «Periodo de prueba según normativa».
- «Variable según objetivos».
Estas frases, por sí solas, pueden dejar sin concretar información necesaria.
En particular, si existe retribución variable, hay que explicar su modo de cálculo y los criterios para percibirla. No basta con mencionar que puede cobrarse una prima.
Además, informar sobre un plan o protocolo aplicable no significa que este real decreto obligue por sí solo a todas las pequeñas empresas a disponer de cualquier plan imaginable. Hay que distinguir la obligación de información de las normas que determinan qué medidas debe tener cada empresa.
4. ¿Cuándo y cómo debes entregar la información?
El artículo 7 establece los plazos. Para organizar la documentación, conviene separar tres situaciones:
| Situación | Plazo o regla principal |
|---|---|
| Nueva relación laboral incluida en el régimen general | Antes del inicio de la relación laboral. |
| Relación ya vigente el 5 de octubre de 2026 | Si el trabajador solicita información que aún no tiene, la empresa dispone de 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud. |
| Modificación posterior de datos o condiciones sobre los que debe informarse | Lo antes posible y, como máximo, el día en que el cambio surta efecto, con las excepciones previstas en la norma. |
La información puede incorporarse al propio contrato o completarse mediante uno o varios documentos escritos.
También puede entregarse electrónicamente. Según el artículo 6, deben cumplirse estas condiciones:
- El trabajador puede acceder a la información.
- Puede guardarla e imprimirla.
- La empresa conserva prueba de su transmisión o recepción.
Un PDF enviado por un canal adecuado puede formar parte del procedimiento. Lo que debes evitar es tener el documento preparado y guardado internamente sin poder acreditar que se ha transmitido o recibido.
La norma no obliga a duplicar información que ya consta en el contrato escrito que tiene el trabajador.
5. ¿Cómo se aplica en una pequeña empresa? Un ejemplo práctico
Imaginemos una empresa de Madrid que incorpora a una persona administrativa el 3 de noviembre de 2026, mediante una relación laboral indefinida.
Su documentación salarial contempla, para un mes ordinario y sin incluir pagas extraordinarias:
| Concepto hipotético | Importe bruto |
|---|---|
| Salario base | 1.800 € |
| Complemento fijo | 200 € |
| Total fijo del mes ordinario | 2.000 € |
| Incentivo si se cumple el objetivo pactado | 100 € |
Estas cifras son ficticias y sirven únicamente para ilustrar la información; no son una tabla salarial ni una recomendación retributiva.
Si existe ese incentivo, la documentación debe explicar cómo se obtiene. Por ejemplo, qué operaciones cuentan para el objetivo, cómo se comprueban, qué periodo se utiliza y cuándo se paga.
La empresa también debe revisar que estén correctamente definidos:
- Las funciones y el grupo profesional.
- La jornada y su distribución.
- Las pagas extraordinarias.
- Las vacaciones y el procedimiento para fijarlas.
- El periodo de prueba, si se pacta.
- El convenio identificado con precisión.
- Los restantes datos exigibles.
La información debe estar entregada antes de que comience la relación laboral. Esperar a la primera nómina de noviembre no cumple ese momento de entrega.
El salario pactado y sus componentes deben respetar, además, la normativa y el convenio aplicables. El documento informativo no permite establecer condiciones inferiores a las legalmente exigibles.
6. ¿Qué ocurre si después cambias el horario o el salario?
La información debe mantenerse actualizada cuando se modifican los elementos y condiciones incluidos en la norma.
Pero hay una diferencia esencial: informar de un cambio no equivale a tener derecho a imponerlo.
Si una modificación requiere acuerdo, un procedimiento específico o un preaviso anterior, esas obligaciones siguen existiendo. El plazo informativo de este real decreto no las sustituye.
Por ejemplo, comunicar el mismo día una modificación de jornada no convierte en válida una decisión que exigía otro procedimiento.
Los artículos 5 y 8 también permiten distinguir determinadas actualizaciones que derivan de cambios en normas o convenios a los que se hubiera remitido válidamente la información.
Si hay desplazamientos al extranjero, puede ser necesaria información adicional sobre país, duración, retribución y compensación de gastos. El artículo 4 contempla una excepción cuando cada periodo de trabajo en el extranjero no supera cuatro semanas consecutivas.
En este contexto, también conviene separar correctamente salario y compensaciones por desplazamiento, como explicamos en nuestra guía sobre dietas y gastos de manutención.
7. ¿Qué debes revisar antes de la próxima incorporación?
Esta lista puede ayudarte a organizar la revisión con tu asesoría:
- ☐ Comprobar si la relación laboral entra en el ámbito de estas obligaciones.
- ☐ Revisar el modelo de contrato y los documentos que lo completan.
- ☐ Identificar correctamente el convenio colectivo aplicable.
- ☐ Concretar funciones, clasificación profesional y centro de trabajo.
- ☐ Desglosar salario, complementos y criterios del variable.
- ☐ Revisar jornada, turnos, vacaciones y periodo de prueba.
- ☐ Incorporar los restantes datos exigibles según el puesto y la empresa.
- ☐ Entregar la información antes del inicio de la relación laboral.
- ☐ Conservar prueba de su transmisión o recepción.
- ☐ Establecer quién atenderá las solicitudes de la plantilla y actualizará los documentos.
La disposición adicional primera aclara que la disponibilidad de un modelo oficial no condiciona la exigibilidad de estas obligaciones. No conviene posponer la revisión esperando una plantilla.
8. ¿Qué debería hacer ahora tu negocio?
El primer paso es comparar la documentación que utilizas con el contenido exigido por el Real Decreto 723/2026.
No se trata de generar anexos innecesarios. Se trata de comprobar que la persona recibe la información completa, en el momento adecuado y por un medio que permita conservar constancia.
Si ya tienes trabajadores, prepara también un procedimiento para responder a las solicitudes relativas a relaciones anteriores al 5 de octubre y para documentar los cambios posteriores.
🙋 PREGUNTAS FRECUENTES
¿Las nuevas obligaciones de información afectan a todos los contratos?
El régimen general de información del capítulo II del Real Decreto 723/2026 se aplica a relaciones laborales cuya duración sea superior a cuatro semanas. Afecta también a pequeñas empresas y autónomos empleadores. Existen reglas específicas para pesca, gente de mar y determinados ámbitos especiales. Los contratos más cortos mantienen las demás obligaciones laborales que les correspondan.
¿Tengo que rehacer los contratos de los trabajadores que ya tenía?
No automáticamente. Para las relaciones vigentes el 5 de octubre de 2026, la empresa debe facilitar la información prevista en el régimen transitorio si el trabajador la solicita y todavía no la tiene. El plazo es de 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud. Los cambios posteriores están sujetos a sus propias reglas de información.
¿Es obligatorio entregar un anexo separado del contrato?
No. Si el contrato escrito que tiene el trabajador ya contiene toda la información exigida, no hay que duplicarla. Si solo contiene una parte, debe completarse mediante uno o varios documentos escritos y entregarse dentro del plazo aplicable.
¿Puedo entregar la información laboral por correo electrónico?
Sí, siempre que el trabajador pueda acceder a la información, guardarla e imprimirla y la empresa conserve prueba de su transmisión o recepción. La entrega electrónica no permite retrasar el plazo: en las nuevas relaciones incluidas, la información general debe facilitarse antes de su inicio.
¿Basta con indicar «según convenio» en el contrato?
No como referencia genérica para todo. La norma permite remitir determinados extremos a disposiciones legales, reglamentarias o convenios, pero la referencia debe ser precisa y permitir identificar claramente la regulación aplicable. Otros datos deben concretarse, como el cálculo de los conceptos salariales variables y los criterios para percibirlos.
¿Puedo cambiar el horario avisando al trabajador ese mismo día?
El plazo informativo no autoriza por sí solo a modificar el horario. Los cambios deben respetar los acuerdos, procedimientos y preavisos que correspondan. Cuando exista obligación de informar de la modificación, debe hacerse lo antes posible y, como máximo, el día en que surta efecto, sin sustituir esas otras exigencias.
¿Puedo esperar a tener un modelo oficial para cumplir?
No. La disposición adicional primera establece que la disponibilidad del modelo oficial no condiciona la exigibilidad de las obligaciones. La empresa debe facilitar la información mediante documentos adecuados, accesibles y con constancia de su transmisión o recepción, respetando los plazos aplicables.
