Factura electrónica B2B obligatoria: la orden ya activa el calendario para autónomos y empresas
La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales ha dado un paso decisivo: el BOE ha publicado la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de facturación de la Agencia Tributaria.
La orden entra en vigor el 6 de octubre de 2026 y pone en marcha el cómputo de los plazos de adaptación. Para autónomos y pymes, esto permite empezar a organizar la transición con fechas concretas.
Respuesta rápida: la aplicación está prevista para el 6 de octubre de 2027 en el caso de empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros en el año natural inmediato anterior. Para el resto, la fecha prevista es el 6 de octubre de 2028. La entrada en vigor de la orden no obliga a todos los negocios a cambiar su facturación inmediatamente.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué se ha aprobado y por qué importa?
La Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada el 5 de octubre de 2026, desarrolla los aspectos técnicos y funcionales de la solución pública de facturación electrónica.
Entre otras cuestiones, concreta:
- Cómo se emitirán e intercambiarán las facturas a través de la solución pública.
- Cómo se identificarán los usuarios y sus representantes.
- Cómo se comunicarán los pagos.
- Cómo se relacionará la solución pública con las plataformas privadas.
- Cómo podrán consultarse y recuperarse las facturas y sus estados.
Esta orden completa una pieza pendiente del sistema regulado por el Real Decreto 238/2026.
Lo relevante para tu negocio es que su entrada en vigor activa los plazos de aplicación. Ya no se trata únicamente de saber que habrá una obligación futura: ahora puedes situarla en tu calendario de trabajo.
2. ¿Cuándo será obligatoria para cada negocio?
El calendario establece dos fases, contadas desde el 6 de octubre de 2026:
| Situación del empresario o profesional | Fecha prevista de aplicación |
|---|---|
| Volumen de operaciones superior a 8 millones de euros en el año natural inmediato anterior | 6 de octubre de 2027 |
| Resto de empresarios y profesionales | 6 de octubre de 2028 |
El umbral se calcula conforme al artículo 121 de la Ley del IVA. No se refiere al beneficio ni al dinero que queda en la cuenta bancaria.
Ejemplo práctico: una empresa con un volumen de operaciones de 9 millones de euros en 2026 entraría, en principio, en la primera fase. Una pyme con 450.000 euros o un autónomo con 75.000 euros se situarían en la fase prevista para el resto, siempre que les resulte aplicable esta obligación.
Estas fechas corresponden al marco aprobado a 5 de octubre de 2026.
2.1. ¿Hay algún plazo adicional para informar sobre los estados de las facturas?
Sí. La normativa contempla un plazo adicional de doce meses para determinadas personas físicas y entidades en régimen de atribución de rentas cuyo volumen de operaciones no supere los 8 millones de euros.
Ese plazo afecta a las obligaciones de información sobre los estados de las facturas previstas en los artículos 10 y 12 del Real Decreto. No retrasa de forma general la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas.
Por eso conviene distinguir entre la fecha de adaptación de la facturación y la fecha aplicable a determinadas comunicaciones.
3. ¿A qué operaciones afecta la factura electrónica B2B?
El sistema está dirigido a operaciones entre empresarios y profesionales cuando el destinatario tenga en España la sede de su actividad, un establecimiento permanente o, en su defecto, su domicilio o residencia habitual, y la operación se dirija a ellos.
En la práctica, el primer paso es clasificar a tus clientes:
- Empresas y profesionales: revisa qué operaciones están dentro del sistema B2B.
- Consumidores particulares: sus compras no quedan incluidas por el mero hecho de que tú seas autónomo o empresa.
- Clientes del extranjero: requieren revisar las circunstancias concretas de la operación.
También existen excepciones y particularidades, como las relativas a determinadas facturas simplificadas. No conviene aplicar una misma respuesta a todas las ventas sin revisar cómo se documentan.
4. ¿Qué aporta la solución pública de la AEAT?
La solución pública permitirá emitir y recibir facturas electrónicas y facilitará la conexión con plataformas privadas.
Su acceso y sus usos tendrán carácter gratuito. Esto ofrece una alternativa especialmente relevante para profesionales y pequeñas empresas que necesitan valorar el coste de adaptación.
La normativa prevé que esté disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva. La publicación de la orden, por sí sola, no confirma que el servicio ya esté operativo.
Si utilizas una plataforma privada para emitir tus facturas, el sistema contempla el envío simultáneo de una copia electrónica fiel en formato UBL a la solución pública, en los supuestos previstos.
Antes de contratar un programa, pregunta cómo resolverá ese envío y qué parte del proceso quedará automatizada.
5. ¿Enviar un PDF por correo será suficiente?
Un PDF enviado por correo no cumple, por sí solo, los requisitos del sistema obligatorio de factura electrónica B2B.
La factura deberá tener un formato estructurado que permita a los sistemas informáticos procesar sus datos. Esto facilita que el destinatario reciba información como el emisor, las bases imponibles o los impuestos sin tener que introducirla manualmente.
Durante la transición, la normativa también contempla que los obligados de la primera fase acompañen sus facturas electrónicas de un PDF durante doce meses, salvo aceptación voluntaria y expresa del destinatario para recibirlas en su formato original.
Ese PDF será un acompañamiento para facilitar la lectura, no un sustituto de la factura estructurada.
6. ¿Qué debería revisar ahora una pyme o un autónomo?
Empieza por conocer tu proceso actual antes de elegir una herramienta.
Checklist para preparar la adaptación
- Clasifica tus clientes. Identifica cuántas facturas emites a empresas y profesionales.
- Comprueba tu volumen de operaciones. Determina qué fase del calendario te corresponde.
- Consulta a tu proveedor de software. Pide información concreta sobre emisión, recepción e intercambio de facturas estructuradas.
- Revisa la conexión con la solución pública. Confirma cómo se gestionarán las copias fieles cuando proceda.
- Asigna responsabilidades. Decide quién revisará rechazos, incidencias y comunicaciones de pago.
- Comprueba las exportaciones. Averigua cómo recuperarás tus datos si cambias de programa.
- Planifica pruebas. Incluye facturas rectificativas, distintos tipos de IVA y operaciones habituales de tu negocio.
Ejemplo de organización: una pequeña consultora que emite 40 facturas mensuales puede preparar una prueba con cinco casos habituales: una factura ordinaria, una rectificativa, una con varios conceptos, una a un cliente nuevo y una con condiciones de pago específicas.
El objetivo es detectar errores antes de depender del nuevo sistema para toda la facturación.
7. ¿Es lo mismo que Verifactu?
No. Aunque ambas obligaciones pueden afectar al mismo programa, regulan cuestiones diferentes:
| Sistema | Qué regula |
|---|---|
| Factura electrónica B2B | El formato y el intercambio de facturas entre empresas y profesionales |
| Sistemas informáticos de facturación y modalidad Verifactu | Los requisitos y la trazabilidad de los registros generados por el software de facturación |
Que un programa esté adaptado a una obligación no permite dar por hecho que también cumple la otra.
Puedes ampliar esta diferencia en nuestra guía sobre factura electrónica y Verifactu.
¿Sabes cuándo tendrá que adaptarse tu empresa?
Revisamos cómo encaja tu negocio en el calendario de factura electrónica B2B y te ayudamos a organizar su gestión fiscal y contable durante la transición.
🙋 PREGUNTAS FRECUENTES
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B para autónomos y pymes?
Para los empresarios y profesionales que no superen el umbral de 8 millones de euros de volumen de operaciones, la aplicación está prevista para el 6 de octubre de 2028. Esta fecha corresponde al calendario aprobado a 5 de octubre de 2026 y se refiere a las operaciones incluidas en el sistema B2B.
¿Qué empresas tendrán que adaptarse en octubre de 2027?
La primera fase corresponde a empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones, calculado conforme al artículo 121 de la Ley del IVA, haya superado los 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior. Su fecha prevista de aplicación es el 6 de octubre de 2027.
¿Puedo cumplir enviando las facturas en PDF por correo?
Un PDF enviado por correo no cumple por sí solo los requisitos de la factura electrónica B2B obligatoria. El sistema exige facturas en formatos estructurados que puedan procesarse automáticamente. El PDF puede servir como documento complementario para facilitar la lectura.
¿Tendré que contratar un programa de pago?
No necesariamente. La normativa prevé una solución pública de facturación electrónica de acceso y uso gratuitos. También permite utilizar plataformas privadas o combinar ambas vías. La elección dependerá de las necesidades de facturación y gestión del negocio.
¿La solución pública de la AEAT ya está operativa?
La publicación de la orden regula su funcionamiento, pero no confirma por sí sola que el servicio esté operativo. La norma establece que deberá estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva.
¿La factura electrónica B2B afecta a las ventas a particulares?
Esta obligación se centra en operaciones entre empresarios y profesionales incluidas en su ámbito de aplicación. Una venta a un consumidor particular no queda incluida en el sistema B2B por el mero hecho de que quien vende sea autónomo o empresa. Otras obligaciones de facturación pueden seguir siendo aplicables.
¿Un programa adaptado a Verifactu cumple también con la factura electrónica B2B?
No puede darse por hecho. Verifactu y la factura electrónica B2B responden a obligaciones diferentes. Debes confirmar con el proveedor que el programa también permite emitir, recibir e intercambiar facturas estructuradas y cumplir los requisitos del sistema B2B que correspondan a tu negocio.
