📌 ¿Cuánto Tiempo Debes Guardar Facturas y Documentos Fiscales? 🗂📆

Muchos autónomos y empresas desconocen cuánto tiempo deben guardar facturas según Hacienda y cuáles son los plazos legales para la conservación de documentos fiscales. Sin embargo, esta es una cuestión clave para evitar problemas en inspecciones o auditorías tributarias.

La normativa establece plazos específicos según el tipo de documento y el sujeto obligado. En algunos casos, el periodo general es de 4 años, pero dependiendo de la situación y el tipo de factura, este plazo puede extenderse hasta 10 años o más.

En esta guía, te explicamos cuánto tiempo debes guardar facturas según Hacienda, qué documentos son imprescindibles conservar y qué consecuencias puede haber si no los tienes disponibles cuando te los soliciten.

📌 Plazo General para Guardar Facturas 📑

Los plazos de conservación de facturas y documentos fiscales varían en función del tipo de contribuyente y del motivo por el que Hacienda pueda solicitarlos. Aquí te dejamos un resumen de los periodos más importantes:

✔ Empresas y autónomos: Se deben conservar facturas y libros contables durante 4 años, que es el plazo en el que Hacienda puede revisar y reclamar impuestos no declarados.
✔ Facturas de compras y ventas: Las sociedades deben guardar estos documentos durante 6 años, según lo establece el Código de Comercio.
✔ Subvenciones o ayudas públicas: Si has recibido ayudas económicas o subvenciones, el periodo de conservación puede llegar a 10 años, dependiendo de la normativa aplicable.

📌 Importante: En caso de que tengas una inspección tributaria en curso, el periodo de conservación de documentos se amplía hasta que finalice el proceso de revisión, incluso si supera el plazo general de 4 años.

💡 Recomendación: Aunque Hacienda establece un mínimo de 4 años, lo más seguro es guardar los documentos al menos 6 años, especialmente si eres empresa, para evitar problemas en auditorías o revisiones fiscales futuras.

📌 ¿Qué Documentos Debes Conservar? 📂

No solo las facturas deben guardarse durante un periodo determinado, sino también otros documentos que pueden ser solicitados por Hacienda. Aquí tienes una lista de los más importantes:

✔ Facturas emitidas y recibidas: Documentación clave para justificar ingresos y gastos.
✔ Declaraciones fiscales (IRPF, IVA, Impuesto de Sociedades): Deben conservarse durante el mismo periodo que las facturas.
✔ Extractos bancarios: Es recomendable conservarlos para justificar pagos y cobros.
✔ Contratos comerciales y laborales: Especialmente importantes en empresas con empleados.
✔ Documentación sobre subvenciones o ayudas: Debe guardarse hasta que prescriba el derecho de Hacienda a reclamarlas.

📌 ¿Qué ocurre si pierdes una factura o un documento importante?
Si Hacienda te solicita un documento durante una inspección y no lo tienes, podrías enfrentarte a sanciones económicas o perder el derecho a deducir ciertos gastos.

📌 Cómo Organizar y Digitalizar Facturas 📊

Para evitar extravíos y facilitar el acceso a los documentos cuando sean necesarios, es recomendable seguir buenas prácticas de organización y digitalización. Algunas estrategias clave incluyen:

🔹 Utilizar un gestor documental digital que permita almacenar y clasificar facturas.
🔹 Guardar copias en la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive) para evitar pérdidas de documentos físicos.
🔹 Clasificar los archivos por año y tipo de documento, lo que facilitará su localización en caso de inspección.
🔹 Usar programas de contabilidad que permitan un mejor control de los documentos fiscales.

📌 Digitalizar documentos no solo optimiza la gestión, sino que también protege contra pérdidas y facilita auditorías fiscales.

Conocer cuánto tiempo guardar facturas según Hacienda es esencial para garantizar el cumplimiento fiscal y evitar sanciones. Aunque el periodo mínimo es de 4 años, lo recomendable es conservar los documentos al menos 6 años para mayor seguridad, y hasta 10 años en casos de subvenciones o ayudas públicas.

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